BAB III KEBIJAKAN DAN PERENCANAAN SISTEM

 BAB III

KEBIJAKAN DAN PERENCANAAN SISTEM

Definisi Kebijakan dan Perencanaan Sistem

-        Definisi Kebijakan Sistem

Kebijakan sistem (systems policy) merupakan landasan dan dukungan dari manajemen puncak untuk membuat perencanaan sistem. Kebijakan sistem itu sendiri antara lain dilakukan oleh management puncak, mengembangkan suatu sistem informasi, menyediakan manajemen dengan informasi yang cukup, meningkatkan produktifitas karyawan. Kebijakan pada umumnya bersifat problem solving dan proaktif. Berbeda dengan Hukum (Law) dan Peraturan (Regulation), kebijakan lebih adaptif dan interpratatif, meskipun kebijakan juga mengatur “apa yang boleh, dan apa yang tidak boleh”.

Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam kebijakan sistem:

1. Waktu        

Waktu sangat penting dalam kebijakan system agar perencanaan system dalat terlaksana dengan baik. Sehingga dibutuhkan teknik analisis schedule proyek untuk menentukan jadwal proyek yang akan dilakukan.

2. Sumber Daya Manusia        

Untuk mendapat sumber daya manusia yang baik maka diperlukan proses pemilihan dan pelatihan.

• Pelatihan meliputi Education dan Training      

• Pemilihan meliputi Internal dan ekstern

3. Dana          

dana juga merupakan factor penting dalam menentukan kebijakan system agar manajemen puncak mengetahui berapa biaya yang dibutuhkan. Sehingga diperlukan teknik analisis biaya.

 

-        Definisi Perencanaan Sistem

Perencanaan sistem (systems planning) merupakan pedoman untuk melakukan pengembangan sistem. Hal – hal dalam perencanaan sistem antara lain perencanaan sistem yang terdiri dari short range dan long range, mengestimasi kebutuhan fisik, ditangani oleh planning staff, sebagai pengembangan sistem, dikepalai oleh System Development Manager, departemen pengolahan data dikepalai oleh manager pengolahan data.

Perencanaan Sistem adalah proses membuat sebuah Laporan Perencanaan Sistem yang menggunakan sumber sistem informasi yang berhubungan dan mendukung tujuan bisnis dan operasi organisasi.

Perencanaan sistem terdiri atas :

1. Perencanaan jangka pendek (short-range), Meliputi periode 1 samapai dengan 2 tahun

2. Perencanaan  jangka panjang (long-range), Meliputi periode sampai dengan 5 tahun.

Alasan sistem perlu direncanakan adalah karena perencanaan sistem adalah proses membuat sebuah laporan perencanaan sistem yang menggunakan sumber sistem informasi yang berhubungan dan mendukung tujuan bisnis dan operasi organisasi. Perencanaan system berhubungan dengan perencanaan bisnis. Selain itu juga untuk menghindari pinaliti/ hukuman yang diderita jika tidak sesuai atau tidak ada perencanaan sistem, yaitu :

1. Kehilangan kesempatan untuk memanfaatkan faktor strategis PDM

2. Biaya yang terlalu tinggi untuk hardware, software dan jaringan telekomunikasi

yang terlambat dipesan

3. Pekerjaan yang terburu-buru hingga akhir proyek, karena tim proyek tidak menyediakan waktu yang cukup untuk mengimplementasikan tugas, seperti persiapan lapangan, ujicoba, pelatihan dan konversi

4. Gangguan user dan pekerjaannya dan operasi perusahaan selama produksi memuncak karena salah penjadualan

5. Kehilangan kredibilitas user karena tanggal target yang terlewat (ini dapat terjadi bagi suatu perencanaan sistem yang baik karena manajer proyeknya tidak hati-hati).

 

                    Proses perencanaan sistem dibagi dalam 3 proses utama yaitu;

1.     Merencanakan proyek-proyek sistem, meliputi :

a.   Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan

Perencanaan sistem harus sejalan dengan tujuan perusahaan. Ini berarti perencanaan sistem harus diarahkan untuk dapat merencanakan sistem informasi yang dapat mendukung kegiatan organisasi secara keseluruhan sehingga tujuan perusahaan akan tercapai

b.   Mengidentifikasi proyek-proyek sistem

Menentukan proyek-proyek sistem informasi yang dibutuhkan dalam suatu organisasi

                  Contoh : Dalam perusahaan bisnis proyek-proyek sistem informasi dapat berupa sistem informasi untuk :

-     pengendalian penjualan dan pemasaran

-     pengendalian distribusi

-     pengendalian produksi

-     pengendalian keuangan

-     pengendalian persediaan

 

c.   Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem

Sasaran ini merupakan apa yang ingin dicapai oleh masing-masing proyek sistem

                                 Contoh : Sistem informasi penjualan; memiliki sasaran :

-     Memberikan pelayanan order kepada pelanggan  dengan lebih baik

-     Meningkatkan volume penjualan

-     Menyediakan laporan penjualan yang tepat waktu kepada manajer marketing

d.   Menetapkan kendala proyek-proyek sistem

Ada 3 faktor kendala :

-     Masalah dana

-     Masalah waktu

-     Mengenai batasan peraturan yang berlaku pada perusahaan tersebut

e.   Menentukan prioritas proyek-proyek sistem

Yaitu menentukan proyek-proyek sistem mana yang perlu dikembangkan terlebih dahulu, tentunya proyek-proyek sistem yang sangat diperlukan dan mendesak harus diprioritaskan

f.    Membuat laporan perencanaan sistem

Isi dari laporan perencanaan sistem tersebut adalah :

-   Latar belakang organisasi

-   Proyek sistem informasi yang direncanakan

-   Sasaran pengembangan sistem informasi

-   Kendala di dalam pengembangan sistem informasi

-   Menentukan prioritas-prioritas proyek sistem informasi

g.   Meminta persetujuan manajemen

 

2.           Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan

          meliputi:

a.     Menunjuk team analis

b.     Mengumumkan proyek pengembangan sistem

 

3.          Mendefinisikan proyek-proyek dikembangkan, meliputi :

a.      Melakukan studi kelayakan

Studi kelayakan :   Suatu studi yang akan digunakan untuk menentukan apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau tidak.

b.     Menilai kelayakan proyek sistem

1)     Ekonomi Kelayakan

Ekonomi adalah metode yang paling sering digunakan untuk mengevaluasi efektivitas sistem baru. Lebih dikenal sebagai biaya / manfaat analisis, prosedur ini adalah untuk menentukan manfaat dan penghematan yang diharapkan dari sistem kandidat dan membandingkan mereka dengan biaya. Jika manfaatnya lebih besar daripada biaya, maka keputusan dibuat untuk merancang dan mengimplementasikan sistem. Seorang pengusaha yang akurat harus mempertimbangkan biaya versus manfaat sebelum mengambil tindakan. 

Biaya studi berbasis: Sangat penting untuk mengidentifikasi faktor-faktor biaya dan manfaat, yang dapat dikategorikan sebagai berikut: Biaya pengembangan dan Biaya operasi. Ini adalah analisis biaya yang akan dikeluarkan dalam sistem dan manfaat diturunkan keluar dari sistem.

Waktu studi berbasis: Ini adalah analisis dari waktu yang dibutuhkan untuk mencapai pengembalian investasi. Nilai masa depan dari proyek adalah juga merupakan faktor.

2)     Hukum Kelayakan  

Menentukan apakah sistem yang diusulkan konflik dengan persyaratan hukum, misalnya sistem pengolahan data harus sesuai dengan Kis Perlindungan Data setempat.         

 

3)     Operasional Kelayakan       

Kelayakan operasional adalah ukuran dari seberapa baik sistem yang diusulkan memecahkan masalah, dan mengambil keuntungan dari kesempatan yang diidentifikasi selama definisi lingkup dan bagaimana memenuhi persyaratan diidentifikasi dalam tahap analisis persyaratan pengembangan sistem.

 

4)      Jadwal Kelayakan  

Sebuah proyek akan gagal jika waktu terlalu lama untuk diselesaikan sebelum berguna. Biasanya ini berarti memperkirakan berapa lama sistem akan mengambil untuk mengembangkan, dan jika dapat diselesaikan dalam jangka waktu tertentu menggunakan beberapa metode seperti payback period. Jadwal kelayakan adalah ukuran seberapa wajar jadwal proyek. Mengingat keahlian teknis kami, adalah tenggat waktu proyek yang wajar? Beberapa proyek yang dimulai dengan tenggat waktu tertentu. Anda perlu menentukan apakah tenggat waktu adalah wajib atau diinginkan.

 

5)     Pasar dan Kelayakan Real Estate    

Studi Kelayakan Pasar biasanya melibatkan pengujian lokasi geografis untuk proyek pengembangan real estat, dan biasanya melibatkan bidang tanah real estate. Pengembang sering melakukan studi pasar untuk menentukan lokasi terbaik dalam yurisdiksi, dan untuk menguji lahan alternatif untuk paket yang diberikan. Yurisdiksi sering membutuhkan pengembang untuk menyelesaikan studi kelayakan sebelum mereka akan menyetujui permohonan izin untuk ritel, komersial, industri, manufaktur, kantor perumahan, atau dicampur-menggunakan proyek. Kelayakan Pasar memperhitungkan pentingnya bisnis di area yang dipilih.

 

6)     Sumber Daya Kelayakan     

Hal ini melibatkan pertanyaan seperti bagaimana banyak waktu yang tersedia untuk membangun sistem baru, ketika itu dapat dibangun, apakah itu mengganggu operasi bisnis normal, jenis dan jumlah sumber daya yang dibutuhkan, dependensi.   

 

7)      Budaya Kelayakan  

Pada tahap ini, alternatif proyek yang dievaluasi dampaknya di tingkat lokal dan umum budaya. Sebagai contoh, faktor lingkungan perlu dipertimbangkan dan faktor-faktor ini menjadi terkenal. Selanjutnya budaya perusahaan bisa berbenturan dengan hasil proyek.   

 

8)     Kelayakan Keuangan          

Dalam kasus proyek baru, viabilitas keuangan dapat dinilai berdasarkan parameter berikut:

·  Perkiraan total biaya proyek 

Pembiayaan proyek dalam hal struktur modal, rasio utang ekuitas dan berbagi promotor dari total biaya

·  Ada investasi oleh promotor di bisnis lain      

·  Proyeksi arus kas dan profitabilitas   

 

9)     Produksi      

Studi kelayakan output laporan studi kelayakan, laporan yang merinci kriteria evaluasi, temuan penelitian, dan rekomendasi.                   

 

c.      Membuat usulan proyek sistem

d.     Meminta persetujuan manajemen

 

 DAFTAR PUSTAKA

1.     https://aloneyworld.blogspot.com/2018/11/bab-iii-kebijakan-dan-perencanaan.html